Cerrar un expediente
Cerrar es una decisión operativa que debe responder al procedimiento de la organización. No lo hagas únicamente para vaciar la bandeja.
Lista de comprobación
- Se determinó el alcance y se documentó la decisión.
- Se realizaron o justificaron las actuaciones necesarias.
- Las decisiones incluyen fecha, responsable y fundamento.
- La persona informante recibió la comunicación que proceda.
- No quedan preguntas, recordatorios o accesos temporales pendientes.
- La clasificación y el estado final son correctos.
- Se revisó la fecha de conservación o eliminación aplicable.
Cambiar el estado
Selecciona el estado de cierre definido por la organización, añade una nota final y verifica cómo queda visible para la persona informante.
No confundas cerrar y borrar
Cerrar conserva el expediente según su política. Borrar elimina información y puede ser irreversible. La supresión requiere permisos y una justificación diferente.
Cierra con una síntesis útil
La nota final debe permitir comprender qué se recibió, qué se hizo, qué se decidió y qué obligaciones posteriores continúan, sin duplicar datos sensibles.