SOP · Cierre del caso
Prerrequisitos
- La persona responsable considera terminadas las actuaciones previstas en esta fase.
- Las decisiones y evidencias relevantes están documentadas.
- Se han revisado plazos, accesos y comunicaciones pendientes.
Procedimiento
- Revisa la cronología. Comprueba entrada, acuse, actuaciones, decisiones y respuesta.
- Resuelve pendientes. Atiende recordatorios, preguntas sin contestar y accesos temporales.
- Prepara la comunicación final. Informa de las actuaciones en la medida permitida y evita datos de terceros.
- Registra una síntesis interna. Incluye alcance, actuaciones, decisión, responsables y obligaciones posteriores.
- Revisa la conservación. Confirma la política y fecha de eliminación aplicables.
- Cambia el estado. Selecciona el cierre previsto por el procedimiento y verifica el resultado.
Criterio de finalización
Una persona autorizada que lea el expediente debe poder reconstruir de forma proporcionada qué ocurrió en la tramitación, sin depender de correos, carpetas personales o explicaciones verbales.
No borres para cerrar
La eliminación es una operación distinta, potencialmente irreversible y sujeta a la política de conservación. Un expediente cerrado debe permanecer disponible durante el periodo que corresponda.