Abrir y revisar un expediente
Abrir por primera vez una comunicación puede cambiar automáticamente su estado de nuevo a abierto. Hazlo cuando puedas realizar una primera revisión y documentar el siguiente paso.
Primera lectura
- Confirma el canal y la fecha de entrada.
- Lee el relato completo antes de sacar conclusiones.
- Revisa las respuestas al cuestionario y los adjuntos sin descargarlos, si el visor lo permite.
- Distingue hechos, opiniones, referencias indirectas y datos que faltan.
- Comprueba si existe urgencia, riesgo para personas o necesidad de preservar evidencia.
- Aplica el criterio de admisibilidad definido por la organización.
Deja trazabilidad
Registra una nota interna breve con:
- fecha y persona que revisa;
- decisión inicial;
- información pendiente;
- siguiente actuación y responsable;
- fecha de revisión o recordatorio.
Limita el acceso desde el principio
No añadas personas “por si acaso”. El acceso debe responder a una necesidad concreta y al procedimiento aprobado.
Siguiente: aplica el procedimiento al recibir una comunicación.