SOP · Comunicación segura
Antes de escribir
Define el objetivo del mensaje: acusar recibo, solicitar aclaración, confirmar una actuación o comunicar seguimiento. Una comunicación debe cumplir una finalidad concreta.
Estructura recomendada
- Confirma a qué comunicación respondes sin repetir datos sensibles.
- Explica el propósito del mensaje.
- Formula preguntas o comunica actuaciones de forma ordenada.
- Indica qué esperas de la persona informante y, si procede, cuándo.
- Señala cuándo conviene volver a consultar el portal.
Revisión antes de enviar
- La audiencia es Todos, no una pestaña interna por error.
- No aparecen nombres o datos de terceros innecesarios.
- No se revelan hipótesis, deliberaciones ni medidas confidenciales.
- El tono es neutral y no presupone veracidad o falsedad.
- No se promete anonimato absoluto, resultado o plazo fuera del procedimiento.
- El mensaje puede entenderse sin conocimiento interno de la organización.
Plantilla de acuse
Hemos recibido su comunicación de [fecha]. El equipo responsable iniciará su revisión conforme al procedimiento aplicable. Puede volver a este portal con su código de acceso para consultar mensajes o aportar información adicional.
Adapta la plantilla al procedimiento y no la utilices cuando el acuse pueda comprometer la confidencialidad.
Pregunta de una en una cuando sea posible
Las preguntas numeradas, concretas y relacionadas con hechos facilitan respuestas útiles y reducen malentendidos.